ECCO PERCHÉ SEPPELLIREMO LA MAIL
Studi, trend, e abitudini delle future generazioni sembrano sancire la fine della più popolare forma di comunicazione. Unify, società leader in software e servizi di comunicazione, racconta perché in futuro useremo altre forme per comunicare, sia in ufficio che nella vita privata
Milano, 17 dicembre 2014 – Da una parte: l'uso sempre più pervasivo di social media, chat, APP e instant messaging, come Twitter, Linkedin, WhatsApp. Dall'altra: spam, dispersione delle comunicazioni, overload di contenuti, perdita di tempo e molti altri frustranti inconvenienti con cui tutti noi abbiamo a che fare ogni giorno. Nel mezzo: ricerche, survey, studi sul (non) futuro dell'email, come l'indagine di comScore che ha evidenziato un declino nell'utilizzo delle email, tra il 2011 e il 2012, del 34%.
L'email è morta? La risposta sembrerebbe essere affermativa, almeno per quanto riguarda la tipologia da noi conosciuta finora.
A preparare la lapide per quello che, fino a qualche anno fa, è stato considerato il più popolare mezzo di comunicazione personale e professionale ci sono anche autorevoli esponenti accademici, come il professor Sir Steve Smith. Il vice-chancellor dell'Università di Exeter ha testimoniato, attraverso l'autorevole quotidiano "Times", quanto l'email non sia più il canale di comunicazione preferenziale tra il sistema universitario e gli studenti (che prediligono utilizzare i Social Media). Accanto a Smith il Co-Fondatore di Facebook Dustin Moskovitz che dell'email ha decretato l'imminente fine.
In futuro, però, a schiacciare definitivamente il tasto "canc" sull'utilizzo delle email, sembra saranno essere le giovani ed iper-connesse generazioni: secondo lo studio AWeber (link) circa l'80% degli intervistati (studenti universitari e dell'ultimo anno di liceo) ha dichiarato che nel futuro non utilizzerà l'e-mail più di quanto non lo stia facendo ora.
"In passato le email erano lo strumento disponibile più conveniente (e semplice da utilizzare) sia per il business e le comunicazioni personali – commenta Riccardo Ardemagni, Amministratore Delegato di Unify Italia. Ormai non è più così. L'email ha ancora spazio nel mondo del lavoro ma i nuovi strumenti per la collaborazione e i social network aziendali forniscono piattaforme più ricche e inclusive per la condivisione, l'aggiornamento e la comunicazione. Alcune realtà aziendali iniziano a percepire la mail come uno dei freni maggiori alla produttività. Uno studio del McKinsey Global Institute ha scoperto che in media ogni persona spende il 28% della settimana lavorativa per le email. Il tempo è denaro e così si perdono tanto tempo e tanto denaro."
Nell'odierno ecosistema, soprattutto lavorativo, l'email si dimostra non all'altezza su più fronti. Non è una forma di comunicazione naturale. Non è in tempo reale e non è collaborativa. La maggior parte dei professionisti è travolta dal grande volume di email ricevute quotidianamente; secondo Radacati Group, gli utenti business mandano e ricevono una media di 121 email al giorno. Un numero sufficiente a fare ignorare, da una parte degli utenti, alcuni messaggi.
La prossima generazione di leader aziendali, i trendsetter della tecnologia, è disincantata nei confronti delle email.
Ecco alcuni esempi che mostrano i limiti delle e-mail nel mondo del lavoro:
· Ritardi nelle risposte - Sì, il mobile ha fatto crescere drasticamente la velocità nelle risposte ma l'email non è in tempo reale e personale come una conservazione. Non è uno strumento pratico o efficiente per le discussioni di gruppo o il decision-making critico. Infatti stabilire decisioni in gruppo via email è frustrante, per colpa di argomenti e conversazioni multiple non sincronizzate e difficili da seguire.
· Problemi con gli allegati – L'email è lineare e semplicemente non è ideale per la collaborazione. Lo scambio di grandi quantità di documenti apre le porte a problemi con l'aggiornamento delle versioni, al tempo sprecato a risolvere i problemi e, spesso, ad errori. I limiti alle dimensioni dei file allegati spesso non sopportano grandi file di immagini e video
· Sovrabbondanza di Copie Conoscenza – Le email di gruppo servono a notificare a tutti degli aggiornamenti. Purtroppo, però, sono usate troppo frequentemente e senza adeguata considerazione. Di conseguenza veniamo rallentati dalla lettura di messaggi che personalmente hanno poca o nessuna importanza. L'alternativa - ignorare i messaggi – ci fa rischiare di perdere comunicazioni realmente importanti
· Rimorso da "Rispondi a tutti": Nella nostra vita abbiamo tutti cliccato "rispondi a tutti", almeno una volta nella vita, sebbene decisi a rispondere solo al mittente. Le conseguenze di un "rispondi a tutti" non intenzionale sono generalmente benigne ma possono essere devastanti.
Per illustrare questa serie di problemi Unify ha creato dei corti a sfondo umoristico. I video sono disponibili sul canale internazionale youTube di Unify (clicca qui). L'hashtag #emailfail permette inoltre di seguire e partecipare alla conversazione sui social media.
In futuro dunque le email saranno uno strumento obsoleto. Ma quali saranno le soluzioni che ci permetteranno di compiere un salto in avanti nel mondo della comunicazione?
Nella vita di tutti i giorni APP, social media, instant messaging stanno già dando una risposta tangibile. Nel mondo professionale, come testimoniano gli esperti di Unify, esiterà un nuovo modo di lavorare (New Way to Work - #NW2W), e le soluzioni di comunicazione dovranno essere in grado di supportarlo, sostenendo tendenze di settore ormai globalmente riconosciute, come: l'utilizzo di propri dispositivi sul luogo di lavoro (BYOD), l'ingresso dei cosiddetti "millenials" nel mondo professionale e le loro crescenti esigenze di mobilità, nonché l'aumento dei cosiddetti Anywhere Worker. Il futuro – molto prossimo - vedrà l'utilizzo di una piattaforma unica di comunicazione e collaborazione basata sull'aggregazione sicura e dinamica dei contenuti (voce, video, messaggistica, condivisione dello schermo e dei documenti) e su un'interfaccia intuitiva e unificata che permetterà ai team professionali di adottare e integrarsi tramite qualsiasi canale o strumento di comunicazione, ovunque essi siano, consentendo un enorme guadagno di produttività.
Informazioni su Unify
Unify è una delle aziende di software e servizi per le comunicazioni più importanti del mondo e fornisce soluzioni di comunicazione integrate a circa il 75 per cento delle aziende Fortune Global 500. Le nostre soluzioni unificano più reti, dispositivi e applicazioni in un'unica piattaforma intuitiva che consente ai team di partecipare a conversazioni interessanti e coinvolgenti. Il risultato è una trasformazione del modo di comunicare e collaborare a livello aziendale, che amplifica l'impegno collettivo, stimola il business e migliora le prestazioni aziendali. Unify ha una solida tradizione in termini di affidabilità dei prodotti, innovazione, standard aperti e sicurezza.